1. Adopt a “fixed volume” approach to productivity

1. Áp dụng phương pháp “khối lượng cố định” để tăng năng suất

We all need to make tough choices about what we can realistically get done, so that we can prioritize the activities that matter most, instead of reacting to a constant barrage of demands.

Tất cả chúng ta đều cần đưa ra những quyết định khó khăn về những gì mà ta có thể hoàn thành trên thực tế, nhằm ưu tiên những hoạt động quan trọng nhất, thay vì cứ phải đáp ứng liên tục một loạt yêu cầu.

One way is to keep two to-do lists — one for everything on your plate, and one for the 10 or fewer things that you’re currently working on. Fill up the 10 slots on the second list with items from the first, then set to work. The rule is not to move any further items from the first list onto the second until you’ve freed up a slot by finishing one of the 10 items.

Một cách mà bạn có thể làm là giữ hai danh sách liệt kê những nhiệm vụ cần làm — một danh sách cho tất cả những việc phải làm, và một danh sách ngắn cho 10 hoặc dưới 10 việc mà bạn hiện đang làm. Hãy lấy các nhiệm vụ từ danh sách đầu tiên để điền vào 10 ô trống trong danh sách thứ hai, sau đó bắt tay vào làm. Nhớ quy tắc là bạn không thể di chuyển thêm bất kỳ một mục nào từ danh sách đầu tiên sang danh sách thứ hai, cho đến khi bạn làm trống được một vị trí bằng cách hoàn thành một trong 10 mục.

A related strategy is to set a pre-established time boundary for certain types of daily work — for example, to resolve to write from 8AM to 11AM — and to make sure you stop when time’s up.

Một chiến lược khác có liên quan là hãy thử đặt ra một giới hạn thời gian được thiết lập trước cho một số loại nhiệm vụ, công việc hàng ngày nhất định — ví dụ: quyết tâm viết từ 8 giờ sáng đến 11 giờ sáng — và đảm bảo bạn dừng lại khi hết thời gian.

2. Serialize

2. Tuần tự hóa

Focus only on one big project at a time. Though it’s alluring to try to alleviate the anxiety of having too many responsibilities or ambitions by getting started on them all at once, you’ll make little progress that way. Multitasking rarely works well — and you’ll soon find that serializing helps you to complete more projects anyway, thereby helping relieve your anxiety.

Chỉ tập trung vào một dự án lớn tại một thời điểm. Mặc dù thật thú vị khi cố gắng giảm bớt nỗi lo lắng từ việc có quá nhiều trách nhiệm hoặc tham vọng bằng cách bắt đầu thực hiện tất cả chúng cùng một lúc, nhưng bạn sẽ đạt được rất ít tiến bộ theo cách đó. Đa nhiệm hiếm khi có hiệu quả – và bạn sẽ sớm nhận ra rằng việc sắp xếp theo thứ tự sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều dự án hơn, từ đó giúp bạn giảm bớt lo lắng.

3. Decide in advance what to fail at

3. Quyết định trước những gì sẽ thất bại

You’ll inevitably underachieve at something, simply because your time and energy are finite. But strategic underachievement — nominating in advance the areas of your life in which you won’t expect excellence — helps you focus your time and energy more effectively.

Bạn chắc chắn sẽ không đạt được thành tích như mong muốn ở một khía cạnh nào đó, đơn giản bởi vì thời gian và năng lượng của bạn là hữu hạn. Nhưng việc đạt được thành tích kém về mặt chiến lược – đề cử trước những lĩnh vực trong cuộc sống mà bạn không mong đợi sự xuất sắc – sẽ giúp bạn tập trung thời gian và năng lượng hiệu quả hơn.

For example, you might decide in advance that it’s OK to have a cluttered kitchen while you finish your novel, or to do the bare minimum on a particular work project so you can spend more time with your children.

Ví dụ: bạn có thể quyết định trước rằng có thể để một căn bếp bừa bộn trong khi hoàn thành cuốn tiểu thuyết của mình hoặc chỉ thực hiện ở mức tối thiểu cho một dự án công việc cụ thể để có thể dành nhiều thời gian hơn cho con cái.

To live this way is to replace the high-pressure quest for work-life balance with something more reasonable — a deliberate kind of imbalance.

Sống theo cách này là thay thế nhiệm vụ cân bằng giữa công việc và cuộc sống đầy áp lực bằng một điều gì đó hợp lý hơn – một kiểu mất cân bằng có chủ ý.

4. Focus on what you’ve already completed, not just what’s left to do

4. Tập trung vào những gì bạn đã hoàn thành, không chỉ những việc còn lại phải làm

Since the quest to get everything done is interminable by definition, it’s easy to grow despondent and self-reproachful when you can’t get through your whole to-do list. One counter-strategy is to keep a “done list,” which starts empty first thing in the morning, but which you can gradually fill in throughout the day as you get things done. It’s a cheering reminder that you could have spent the day doing nothing remotely constructive … yet you didn’t.

Vì theo định nghĩa, nhiệm vụ hoàn thành mọi việc là vô tận nên bạn rất dễ trở nên chán nản và tự trách móc bản thân khi không thể hoàn thành toàn bộ danh sách việc cần làm của mình. Một chiến lược phản công là giữ một “danh sách đã hoàn thành”, bắt đầu trống vào buổi sáng, nhưng bạn có thể dần dần điền vào danh sách này trong suốt cả ngày khi hoàn thành công việc. Đó là một lời nhắc nhở đầy khích lệ rằng lẽ ra bạn có thể đã dành cả ngày để làm điều gì đó không mang tính xây dựng chút nào, nhưng bạn đã không làm vậy.

5. Consolidate your caring

5. Củng cố sự quan tâm của bạn

Social media is a giant machine for getting you to spend your time caring about the wrong things — and too many of them at once. We’re exposed to an unending stream of atrocities and injustices, each of which might have a legitimate claim on our time and our charitable donations, but which add up to something no human could ever effectively address comprehensively.

Mạng xã hội là một cỗ máy khổng lồ khiến bạn dành thời gian quan tâm đến những điều sai trái – và quá nhiều điều trong số đó cùng một lúc. Chúng ta phải đối mặt với vô số tội ác và bất công, mỗi tội ác đều có thể có yêu cầu chính đáng đối với thời gian và số tiền quyên góp từ thiện của chúng ta, nhưng điều đó lại góp phần tạo nên điều mà không con người nào có thể giải quyết một cách hiệu quả một cách toàn diện.

Once you grasp that fact fully, it’s good to consciously pick your battles in charity, activism, and politics — and devote your spare time only to those specific causes. Focus your capacity for care, so you don’t burn out.

Một khi bạn nắm bắt được thực tế đó một cách đầy đủ, bạn nên chọn các cuộc chiến của mình một cách có ý thức trong các hoạt động từ thiện, hoạt động và chính trị – và chỉ dành thời gian rảnh rỗi của mình cho những mục đích cụ thể đó. Hãy tập trung khả năng chăm sóc của bạn để không bị kiệt sức.

6. Embrace boring and single-purpose technology

6. Tận dụng công nghệ nhàm chán và đơn mục đích

Digital distractions allow us to escape to a realm where painful human limitations don’t seem to apply — scrolling idly around online, you need never feel bored or constrained in your freedom of action, which isn’t the case when it comes to doing work that matters.

Những phiền nhiễu kỹ thuật số cho phép chúng ta trốn thoát đến một lĩnh vực mà những giới hạn đau đớn của con người dường như không được áp dụng – lướt nhàn rỗi trên mạng, bạn không bao giờ cảm thấy buồn chán hay bị hạn chế quyền tự do hành động của mình, điều này không xảy ra khi nói đến công việc điều đó quan trọng.

You can combat this by making your devices as boring as possible, removing social media apps and, if you dare, email. It’s also helpful to choose devices with only one purpose, such as the Kindle reader. Otherwise, temptations will be only a swipe away, and you’ll feel the urge to check your screens anytime you’re bored or facing a challenge in your work.

Bạn có thể chống lại điều này bằng cách làm cho thiết bị của mình trở nên nhàm chán nhất có thể, xóa các ứng dụng mạng xã hội và nếu bạn đủ dũng dũng cảm, hãy gửi email. Cũng rất hữu ích khi chọn các thiết bị chỉ có một mục đích, chẳng hạn như trở thành người đọc Kindle. Nếu không, những cám dỗ sẽ chỉ lướt qua và bạn sẽ cảm thấy thôi thúc kiểm tra màn hình của mình bất cứ khi nào bạn cảm thấy buồn chán hoặc gặp phải thử thách trong công việc.

7. Seek out novelty in the mundane

7. Tìm kiếm sự mới lạ trong cuộc sống trần tục

Time seems to speed up as we age, likely because our brains encode the passage of years based on how much information we process in any given interval. While children have many novel experiences and time therefore seems slower to them, the routinization of older people’s lives means that time seems to pass at an ever-increasing rate.

Thời gian dường như trôi nhanh hơn khi chúng ta già đi, có thể là do bộ não của chúng ta mã hóa thời gian trôi qua dựa trên lượng thông tin chúng ta xử lý trong bất kỳ khoảng thời gian nhất định nào. Trong khi trẻ em có nhiều trải nghiệm mới lạ và do đó thời gian dường như trôi chậm hơn đối với chúng, thì việc trở thành thói quen trong cuộc sống của người lớn tuổi đồng nghĩa với việc thời gian dường như trôi qua với tốc độ ngày càng tăng.

The standard advice is to combat this by cramming more novel experiences into your life. That can help, but it’s not always practical.

Lời khuyên tiêu chuẩn là hãy chống lại điều này bằng cách nhồi nhét thêm nhiều trải nghiệm mới lạ vào cuộc sống của bạn. Điều đó có thể hữu ích nhưng không phải lúc nào cũng thực tế.

An alternative is to pay more attention to every moment, however mundane — to find novelty by plunging more deeply into your present life. Try going on unplanned walks to see where they lead you, taking up drawing or birdwatching or playing “I Spy” with a child — whatever draws your attention into the moment more fully.

Một cách khác là chú ý nhiều hơn đến từng khoảnh khắc, dù trần tục đến đâu – tìm kiếm sự mới lạ bằng cách lao sâu hơn vào cuộc sống hiện tại của bạn. Hãy thử đi dạo ngoài kế hoạch để xem chúng sẽ dẫn bạn đến đâu, vẽ tranh, ngắm chim hoặc chơi trò “I Spy” với một đứa trẻ – bất cứ điều gì thu hút sự chú ý của bạn vào thời điểm đó một cách trọn vẹn hơn.

8. Be a researcher in relationships

8. Hãy là người nghiên cứu các mối quan hệ

The desire to feel in control of our limited time causes numerous problems in relationships, resulting not only in controlling behavior, but also commitment-phobia, the inability to listen, boredom, and missing out on the richness of communal experiences with others.

Mong muốn cảm thấy kiểm soát được thời gian hạn chế của chúng ta gây ra nhiều vấn đề trong các mối quan hệ, dẫn đến không chỉ trong việc kiểm soát hành vi mà còn dẫn đến nỗi ám ảnh về sự cam kết, không có khả năng lắng nghe, buồn chán và bỏ lỡ những trải nghiệm cộng đồng phong phú với người khác.

When faced with a challenging or boring moment in a relationship, try being curious about the person you’re with, rather than controlling. Curiosity is a stance well-suited to the inherent unpredictability of life with others, because it can be satisfied by their behaving in ways you like or dislike — whereas if you demand a certain result instead, you’ll often be frustrated.

Khi đối mặt với khoảnh khắc khó khăn hoặc nhàm chán trong một mối quan hệ, hãy thử tò mò về người đang ở cùng bạn thay vì kiểm soát. Tò mò là một lập trường rất phù hợp với tính không thể đoán trước vốn có của cuộc sống với người khác, bởi vì nó có thể được thỏa mãn khi họ cư xử theo cách bạn thích hoặc không thích – trong khi thay vào đó, nếu bạn yêu cầu một kết quả nhất định, bạn sẽ thường thất vọng.

9. Cultivate instantaneous generosity

9. Hãy nuôi dưỡng lòng hào phóng ngay lập tức

Whenever a generous impulse arises in your mind, give in to it right away rather than putting it off. Don’t wait to figure out if the recipient deserves your generosity or if you really have the time to be generous right now (with all of the work you have left to do!). Just do it. The rewards are immediate, too, because generous action reliably makes you feel much happier.

Bất cứ khi nào một sự thôi thúc hào phóng nảy sinh trong tâm trí bạn, hãy nhượng bộ nó ngay lập tức thay vì trì hoãn nó. Đừng chờ đợi để tìm hiểu xem liệu người nhận có xứng đáng với sự hào phóng của bạn hay không hay liệu bạn có thực sự có thời gian để hào phóng ngay bây giờ hay không (với tất cả công việc bạn còn lại phải làm!). Cứ làm đi. Phần thưởng cũng đến ngay lập tức vì hành động hào phóng chắc chắn sẽ khiến bạn cảm thấy hạnh phúc hơn nhiều .

10. Practice doing nothing

10. Tập không làm gì cả

When it comes to the challenge of using your 4,000 weeks well, the capacity to do nothing is indispensable, because if you can’t bear the discomfort of not acting, you’re far more likely to make poor choices with your time, such as attempting to hurry activities that can’t be rushed or feeling you ought to spend every moment being “productive,” regardless of whether the tasks in question really matter.

Khi nói đến thử thách sử dụng tốt 4.000 tuần của bạn, khả năng không làm gì là không thể thiếu, bởi vì nếu bạn không thể chịu đựng được cảm giác khó chịu khi không hành động, bạn sẽ có nhiều khả năng đưa ra những lựa chọn sai lầm về thời gian của mình, chẳng hạn như cố gắng đẩy nhanh các hoạt động không thể gấp rút hoặc cảm thấy bạn phải dành mọi thời điểm để “làm việc hiệu quả”, bất kể nhiệm vụ được đề cập có thực sự quan trọng hay không.

Doing nothing means resisting the urge to manipulate your experience or the people and things in the world around you, and to let things be as they are. You can try the “do-nothing” meditation, where you set a timer for 5-10 minutes and then try doing nothing. If you catch yourself doing something — thinking, say, or even just focusing on your breath — gently let go of doing it.

Không làm gì có nghĩa là chống lại sự thôi thúc thao túng trải nghiệm của bạn hoặc những người và mọi thứ trong thế giới xung quanh bạn, và để mọi thứ diễn ra như hiện tại. Bạn có thể thử thiền “không làm gì cả”, trong đó bạn đặt hẹn giờ trong 5-10 phút và sau đó thử không làm gì cả. Nếu bạn thấy mình đang làm điều gì đó – suy nghĩ, nói, hoặc thậm chí chỉ tập trung vào hơi thở – hãy nhẹ nhàng buông bỏ việc đó.

As you keep letting go, you’ll increase your ability to do nothing and gradually regain your autonomy. You’ll no longer be so motivated by the attempt to evade how reality feels here and now; instead, you’ll learn to calm down and to make better choices with your brief allotment of life.

Khi bạn tiếp tục buông bỏ, bạn sẽ tăng khả năng không làm gì cả và dần lấy lại quyền tự chủ của mình. Bạn sẽ không còn bị thúc đẩy bởi nỗ lực trốn tránh cảm giác thực tế ở đây và bây giờ; thay vào đó, bạn sẽ học cách bình tĩnh và đưa ra những lựa chọn tốt hơn với thời gian sống ngắn ngủi của mình.

Adapted from the new book Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals, published by Farrar, Straus & Giroux. Copyright © 2021 Oliver Burkeman. All rights reserved. Originally published at Greater Good Magazine. Read the original article here.

Chuyển thể từ cuốn sách mới Bốn ngàn tuần: Quản lý thời gian cho người phàm, được xuất bản bởi Farrar, Straus & Giroux. Bản quyền © 2021 Oliver Burkeman. Đã đăng ký Bản quyền. Được xuất bản lần đầu tại Tạp chí Greater Good. Đọc bài bái gốc tại đây .

Watch the TEDxUniversityofNicosia Talk from Oliver Burkeman here: 

Bạn có thể xem Buổi trò chuyện TEDxUniversityofNicosia từ Oliver Burkeman tại đây: